浅谈如何加强和规范事业单位登记管理档案信息化建设

 作者  田炜

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。事业单位登记管理档案是事业单位登记管理机关依法对事业单位进行登记、监督、管理过程中形成的具有重要参考价值的资料，为事业单位管理、事业单位分类改革提供重要的参考依据。而事业单位登记管理档案信息化建设是事业单位登记管理的重要组成部分，也是实现档案信息资源共享的有效路径。随着科学技术的飞速发展，信息技术渗透到社会的各个层面，成为推动经济发展和社会进步的重要手段，极大地提高了生产力发展水平。事业单位登记管理档案信息化程度已成为衡量事业单位管理水平高低的重要标志，是实施事业单位网上登记工作的内在需要，因此，实现事业单位登记管理档案的现代化与信息化迫在眉睫。现根据徽县事业单位登记档案管理工作实际，就其信息化建设谈谈自己的认识，旨在与大家共同探索在新的历史条件下如何加强事业单位登记档案管理，创新档案信息化建设的新机制、新路子，促进事业单位登记管理档案工作上水平。

一、目前县级事业单位登记管理档案信息化建设的现状及面临的困难和问题

 在认真贯彻党的十八大和十八届三中全会精神，全面推进政府职能转变和政府机构改革，加强机构编制规范化管理过程中，事业单位登记管理作为机构编制工作的重要组成部分，加强事业单位登记档案信息化管理就显得尤为重要。近几年，在各级领导高度重视下，徽县事业单位登记管理档案信息化工作，立足徽县实际，制定工作规划，突出工作重点，从而使社会各界对档案信息的应用更加广泛。但由于各方面的原因，目前徽县事业单位登记管理档案信息化建设，正处在一个机遇与困难并存的转折时期。

（一）徽县事业单位登记管理档案信息化建设的现状

  近年来，针对全县事业单位登记管理资料散存，历年事业单位登记管理中形成的设立登记、变更登记、注销登记、年检登记等具有重要考查利用价值的资料不全，缺失较多的情况下，事业单位登记档案管理信息化工作，采取各种方法从相关部门和单位进行收集，严格按照国家事业单位登记管理局关于《事业单位登记档案管理办法》和《国家档案局8号令》的要求，坚持高起点、高标准进行规范整理，设立了专门档案室，购置档案柜8组，抽调专人管理，制定了档案室工作职责和工作制度。按照档案管理相关要求，结合本县实际，制定了操作性较强的《徽县机构编制工作档案分类方案》，将机构编制档案分为综合类、业务类和专门档案。在档案归档整理分类中将事业单位管理过程中形成的工作计划、工作安排、工作总结、会议记录等文书档案归到综合类。对涉及事业单位设立登记、变更登记、注销登记、年检报告和其他相关资料按专门档案进行归类，在归档整理工作中，事业单位登记档案实行以法人单位单独立卷，对1985年以来形成的档案资料进行了收集、整理、归档、编目、上架。并分别编写总目录、卷目录、件目录，共整理出各类档案186盒，1686件，扎实有效地完成了基础性工作。为了加强事业单位登记管理档案数字化进程，创新工作方法和工作机制，2012年我们将珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS文件档案资料综合管理系统在事业单位登记管理中进行尝试和应用，在系统内十五个功能模块中选择了未归档管理、全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、资料管理、借阅管理等七个模块，将文书档案按8号令要求整理，将归档文件目录输入到归档文件模块下面，并将文件资料全文扫描，在PS软件处理去污后挂接至相应的目录下进行管理。把专门档案在DARMS系统中选择案卷管理和卷内文件管理两个模块分层录入目录和载入图片，将案卷级目录输入案卷管理模块，卷内目录输入卷内文件管理模块，然后把全文扫描处理后的图片挂接至相应的卷内文件目录下进行管理，档案利用时通过案卷管理目录和卷内文件管理目录分层查找。其他资料和备份文件输入到资料管理模块，文件形成时间较短的文件录入未归档目录保存。在工作实践过程中我们文件材料扫描后，为了保证图片的质量，通过PS软件进行去污处理，文件处理后以JPG格式上到DARMS文件档案资料综合管理系统中，但是在系统中查找文件只能单页查找，且图片视觉不清昕，给工作带来不便。对此我们多方请教，认真实践摸索，将JPG格式转化为Microsoft office格式，取得了理想的效果，一键可以查看整份文件，而且字迹显示比原来清楚，为了提高数字化管理水平，我们将原来已上传的文件删除返工重做。截止目前已录入案卷级目录186条，文件级目录1686条；全文扫描123盒、1120幅。为资料的查阅和利用提供了快捷、高效的服务，为事业单位登记管理调阅资料创造了非常便利的条件。既方便了机关内部工作需要，同时也为其他县直事业单位查阅资料提供了优质的服务。

（二）徽县事业单位登记管理档案信息化建设存在的困难和问题

  1、档案资料收集不全面，整理不规范。在事业单位登记管理中，按照国家事业单位登记管理局发布的《事业单位登记管理档案管理办法的规定》，登记管理机关在每项登记管理工作结束后，业务承办人员应当及时收集属于归档范围的材料，并在3个月内移交档案管理人员，档案管理人员收到材料后，应当在2个月内完成整理归档工作；在整理办法上要求每个事业单位的登记档案应当单独立卷并依照类别按文件资料形成的顺序排列。然而，由于各种原因，人们对档案资料的重视程度不够，事业单位登记管理中所形成的文件资料散存于不同的单位和工作人员，对收集的资料不能及时归档整理，甚至造成一些单位登记管理资料缺失，给资料收集造成无法弥补的损失。在实际工作中档案的收集、整理、移交一般都是按年度进行，造成事业单位登记管理档案收集不及时，归档资料不齐全，形成的档案不能够真实反映事业单位的变化过程和真实现状，档案基本功能难以得到充分发挥和利用，不能更好地为事业单位管理工作做好服务。

  2、档案管理人员知识缺乏，工作能力参差不齐。

  事业单位登记档案信息化管理工作缺乏政治素质高、档案业务精的复合型人才，真正懂得档案管理专业的人才极少，主要靠通过自学或在职岗位培训学习业务知识，如果没有敬业爱岗精神，学到的东西非常有限。一些工作人员对事业单位登记档案信息化建设的总体思路和目标还不十分明确，对事业登记管理意识不浓，思想保守、不思进取、守摊子等消极思想在一定范围内普遍存在，相当一部分工作人员的计算机操作水平总体不能完全适应工作需要，影响电子文件的归档管理进程和质量，使档案信息化建设基础性工作很不牢靠，电子政务运行存在诸多困难。

  3、工作经费紧缺是制约事业单位登记档案信息化进程的主要原因。事业单位档案管理信息化建设属高投入、回报周期较长的一项社会公益事业，档案工作优劣，在一定程度上取决于档案经费的保障和落实。经费短缺、资金不足、投入不到位是困扰事业单位登记档案管理信息化发展的主要原因，县级财政资金普遍紧张，由于资金匮乏，县事业单位登记档案管理只能依赖于同级编办进行管理，硬件设施配备存在困难，档案不能有效的利用，不能充分发挥档案应有的作用，无法进行档案信息资源的深挖掘。面对经费紧缺的情况，等、靠、要的思想、有多少钱办多少事的思想较浓，工作经费不足的问题制约事业单位登记档案管理信息化工作的开展，不能以卓有成效的工作开创事业单位登记管理工作的新局面、更好地为政府机构改革和事业单位分类等工作及时提供有效的参考资料。

  4、档案数字化缺乏相应的管理软件作载体。由于事业单位登记管理档案是按单位独立整理组卷的，目前还没有真正完全适合事业单位登记档案管理的软件，鉴于此，徽县事业单位登记管理档案信息化工作，通过多方面多次实践，针对DARMS文件档案资料综合管理系统非常实用的特点，采用该系统，这对档案的信息化建设发挥了较好地作用，使本县事业单位登记档案管理信息化建设上了新的水平。然而，DARMS档案管理软件在事业单位登记管理档案管理中从大的方面为档案的管理利用提供了非常有利的条件，但在部分模块应用上还存在困难，不能对按单位独立组卷的案卷级目录设置子目录，不能在同一单位的档案分层管理，使档案管理和利用不十分便捷。

  5、机构编制网站建设还处在低层次的起步阶段。随着电子计算机和网络技术在档案管理工作中的应用，产生了越来越多的电子文件，标志着人类开发信息、记录信息、利用信息的方式发生了深刻的变革，使档案管理产生了质的飞跃。然而电子文件是近几年才出现的新生事物，人们对它的意义和作用，尚未充分认识，没有引起足够的重视。第一、档案办公自动化网络系统虽然开始使用，但基本上是用计算机进行办公和事务性管理，处于办公自动化的起步阶段，对电子文件的收集、整理、归档还未形成统一的管理模式，还是单机运行。第二、机构编制网站开通后，由于思想保守，考虑事业单位登记档案保密的因素过多，很多有价值的事业单位管理信息不能公布利用，信息资源不能共享，造成事业单位登记管理的投入成本不合理的增大，信息得不到充分的利用，网站作用发挥不够充分。第三、在现代网络环境下，徽县事业单位登记管理档案信息化建设仅仅停留在计算机配置和目录输入的起步工作上，仅仅停留在收集整理资料、贮存档案的一般性水平上，事业单位登记档案数字化建设还处在低层次的起步阶段。第四、资源共建与共享意识不强，缺乏宏观规划和管理。全县180多个法人事业单位，机关档案进入计算机管理的单位很少，更谈不上档案电子化管理，在全县机关事业单位之间怎样建立区域网目前还没有统一细致的实施方案，对如何以电子文档形式查阅利用档案信息没有系统规划，由于诸多原因，机构编制网站中事业单位管理内容单一、更新不及时，在一定意义上讲只是流于形式。除对事业法人登记情况进行了公布，其信息内容无法满足社会各方面查阅利用档案信息的需要。

二、以十八大精神为指针，全面推进事业单位登记管理档案信息化建设

  1、加强干部队伍建设，提高工作水平。要把事业单位登记管理档案信息化建设搞好，人是决定的因素，要树立人才资源是第一资源的思想。在新形势下搞好事业单位登记管理档案信息化建设，必须建设一支政治素质高、业务能力强、工作作风硬、思想创新、团结进取的现代信息技术的干部队伍，努力提升事业单位登记管理档案信息化水平。其次，强化现有人员的业务培训，加强事业单位登记管理工作人员的网络知识和计算机操作技能培训，以适应信息时代电子化政务的需要，树立新观念，谋求新发展。在工作中要坚决破除“不求有功，但求无过”的消极平庸思想；克服墨守成规、怕担风险的保守求稳观念；树立与时俱进、开拓创新、奋发有为、积极向上和任人唯贤的新风尚。让想干事的人有机会，能干事的人有舞台，有作为的人有地位，使档案工作人员以高度的责任感和事业心，严肃认真的工作态度和扎实严谨的工作作风，推进事业单位登记管理档案信息化建设工作稳步、协调、科学地发展。

  2、进一步完善网络平台，有效推进事业单位登记管理档案数字化进程。档案信息化是电子政务建设的重要组成部分，也是当前和今后一个时期的一项重要任务。针对县级事业单位登记管理信息化建设的实际，要进一步完善档案信息数据库、档案网站和管理系统网络平台建设，在机构编制网站中开设事业单位登记管理栏目，丰富网站内容，提升事业单位登记管理水平和服务质量。积极搭建网络服务平台，实现电子化办公，办事单位可以方便地通过事业单位登记管理专用QQ、电子邮箱、网站专栏进行交流沟通，工作过程中产生的文件、通知及相关表格可在线下载，相关问题可以在网上咨询，大家可以方便快捷地了解事业单位登记管理工作政策信息，构建畅通的交流和服务网络平台。加强事业单位登记管理在线服务，开展包括事业单位法人设立登记、事业单位法人变更登记、事业单位法人注销登记、事业单位法人年检等业务。加强档案的收集和存储工作，建立健全事业单位登记管理工作电子档案，及时更新和完善事业单位登记工作电子台帐，对各事业单位纸质文件和电子文件同时收集，对电子档案要脱机保存，以减少信息录入的工作量，避免重复劳动，降低数据处理成本，提高事管登记工作信息化和动态化管理水平。

  3、加大监督检查力度，建立和完善事业单位登记管理档案信息化制度化建设。要加强县事管局的监督检查工作力度，建立和完善相应的监管制度，根据《事业单位登记管理暂行条例》和有关法律、法规的规定，定期对事业单位档案管理工作进行督促检查，加大对机关档案室的指导力度，使事业单位登记档案管理及其信息化工作逐步走向制度化、规范化轨道，使机关档案室的计算机配置、信息录入等工作与县事管局档案室同步实施，为今后资源共享、信息互通做好基础性工作。

  4、合理使用档案管理软件，为档案利用提供高效快捷的服务。徽县事业单位登记档案管理首选采用DARMS文件档案资料综合管理系统，虽然做了一些有益的探索和尝试，但在档案管理实践过程中查找文件，需要打开案卷管理模块查找案卷号，然后再打开卷内文件翻页查找文件目录，再到相应的目录下查看全文，不能将同一单位资料打包分层查找，对此还需要进一步探索，以促进事业单位登记档案管理工作上水平。

  5、强化硬件设施，为做好事业单位登记管理档案信息化的建设提供物质保障。事业单位登记管理档案信息化的建设，结合网上办公和实时汇总事业单位登记管理数据工作的开展，按照网上登记管理系统的要求，切实做好电子档案的收集整理、保管利用等工作。要积极争取财政等相关部门的支持，配置计算机、传真机、扫描仪、数码相机、移动硬盘等必要的设备设施。为开展事业单位登记管理档案数字化工作创造良好条件，加快事业单位登记管理档案数字化进程。

综上所述，本人结合徽县事业单位登记管理档案数字化工作实际，对目前如何加强事业单位登记管理档案信息化建设、创新工作新机制、推进我县事业单位管理档案信息化建设进程、存在的困难和问题、发展思路等简谈一点个人的体会和一些粗浅的看法，旨在与大家共商事业单位登记管理档案信息化建设的新思路、新举措，促进事业单位登记管理工作的顺利进行。

 （作者/田炜，系徽县机构编制委员会办公室主任，2014年10月16日）